Preventivi
L'inserimento di un nuovo preventivo inizia, come sempre, dalla finestra di emissione documenti
Se il cliente è già presente in anagrafica lo selezioniamo, in caso contrario possiamo utilizzare uno dei 10 clienti generici, con id da 1 a 10, che sono presenti di default in Negozio Facile.
Inseriamo gli articoli e, una volta inseriti tutte le voci del preventivo, facciamo click sul pulsante Preventivo. Si aprirà la finestra di salvataggio del preventivo
Se abbiamo selezionato un cliente generico qui abbiamo la possibilità di inserire tutti i dati del cliente, se invece abbiamo selezionato un cliente specifico i campi saranno già precompilati.
In questa finestra abbiamo la possibilità di aggiungere un acconto e delle note. Abbiamo a disposizione 2 campi note: il campo Note cliente verrà stampato sul preventivo mentre il campo Note interne non verrà stampato a meno di modifiche al modello di stampa.
Una volta compilati tutti i campi possiamo salvare il preventivo selezionando uno dei pulsanti di salvataggio.
Salvataggio del preventivo
Possiamo decidere di eseguire solo il salvataggio del preventivo, magari per modificarlo successivamente (pulsante Salva), oppure possiamo stamparlo (pulsante Salva e stampa) o inviarlo via email al cliente (pulsante Salva e invia per email). Se selezioniamo quest’ultima opzione si aprirà la finestra di composizione messaggio email
Stato del preventivo
Un preventivo può avere 4 stati
| BOZZA | è lo stato di default quando si salva un nuovo preventivo |
|---|---|
| INVIATO | Indica che il preventivo è stato sottoposto al cliente |
| CONFERMATO | Quando un preventivo viene messo in questo stato gli articoli che contiene vengono prenotati e la loro disponibilità
verrà diminuita di una quantità uguale alla quantità inserita nel preventivo. Il campo disponibilità può essere visualizzato nella tabella articoli, nella generazione dell’ordine e nella finestra di emissione documenti. |
| RIFIUTATO | Il preventivo non è stato accettato dal cliente |
Ogni stato viene indicato con un codice colore diverso in modo da rendere la griglia più leggibile. Ovviamente è possibile applicare un filtro e visualizzare solo i preventivi di un determinato stato.
Il cambio di stato il più delle volte avviene in automatico, ad esempio quando inseriamo un acconto nel preventivo questo diventa in automatico CONFERMATO. Se invece inviamo per email un preventivo in stato BOZZA verrà segnato come INVIATO.
È possibile modificare manualmente lo stato di un preventivo che non sia già stato fatturato facendo click sul pulsante Stato e selezionando, nella finestra che compare, il nuovo stato in cui porre il preventivo.
Acconti
Gli acconti possono essere inseriti nella finestra di salvataggio del preventivo. Possiamo inserire più acconti per lo stesso preventivo.
Per aggiungere un acconto al preventivo facciamo click sul pulsante posto al fianco della griglia dei pagamenti. Si aprirà questa finestra.
Inseriamo l’importo ricevuto, il tipo di documento da emettere (SCONTRINO, FATTURA oppure NON FISCALE), Selezioniamo la modalità di pagamento (solo se il tipo documento è SCONTRINO) e facciamo click sul pulsante conferma.
Una volta registrato il documento l’acconto verrà visualizzato nell’elenco dei pagamenti ricevuti per quel preventivo.
Per poter registrare una fattura di acconto è necessario intestare il preventivo ad un cliente registrato.
Prima di utilizzare il tipo acconto NON FISCALE contattae il vostro commercialista per verificare di essere in regola con le vigenti leggi
Fatturazione di un preventivo
Un preventivo può essere trasformato in un documento di vendita tramite il tasto Genera Documento presente nella scheda di Gestione Preventivi.
Possiamo selezionare il documento da emettere scegliendo tra FATTURA, SCONTRINO o DDT.
Se il documento ha degli acconti associati non sarà possibile emettere un DDT.
Tutti gli acconti registrati verranno scalati dall’importo del documento di saldo con l’eccezione degli acconti registrati selezionando il tipo documento NON FISCALE
Se abbiamo necessità di emettere una fattura e il preventivo è intestato ad un cliente generico possiamo utilizzare il tasto [ + ] presente alla destra del campo cliente per aggiungere il nuovo cliente. Tutti i dati del cliente inseriti durante il salvataggio (Ragione sociale, indirizzo, email, P.IVA e C.F) verranno letti e pre compilati per evitare il doppio inserimento degli stessi dati.
Facendo click sul pulsante Genera Documento verrà registrato e stampato il documento di saldo e il preventivo cambierà stato in FATTURATO
Scheda Gestione Preventivo.
La scheda di gestione preventivo permette varie operazioni tramite i pulsanti presenti nella parte superiore.
| STATO | permette di modificare lo stato di un preventivo manualmente. Non è possibile modificare lo stato di un preventivo fatturato. |
|---|---|
| Genera Doc | permette di generare un documento di vendita a partire dal preventivo selezionato |
| Stampa / Invia per email | permette di visualizzare l’anteprima del preventivo oppure di inviare il preventivo per email. |
| Modifica | permette di modificare il preventivo |
| Elimina | elimina il preventivo selezionato |
Modifica modello di stampa
Come per tutte le stampe è possibile modificare il modello di stampa utilizzando l’apposita funzione presente in Punto Vendita > Stampe > Modifica stampe
salve, molto facile e intuitivo però manca la possibilità di inserire la data di scadenza, oppure magari c'è ma non la vediamo. Grazie
In effetti la data di scadenza manca. Molti clienti scrivono questo dato nel campo Note pubbliche insieme ad eventuali condizioni di fornitura. Se la data di scadenza è fondamentale e se riceviamo altre richieste possiamo sicuramente aggiungere questa funzione in una prossima versione di Negozio Facile