Importazione dati da Fattura Elettronica

29 Agosto 2022

Uno dei vantaggi della Fatturazione Elettronica è la disponibilità dei dati in formato elettronico e standardizzato.

Negozio Facile ci permette di sfruttare questo vantaggio per generare un file Excel da utilizzare per caricare il magazzino. Questo stesso file, aggiungendo i dati mancanti,  può essere anche usato per importare gli articoli nel database.

Importazione fattura elettronica

È possibile importare le fatture elettroniche passive emesse dai nostri fornitori andando nel menu Punto Vendita > Contabilità Clienti e Fornitori > Fatture Fornitori / Spese.

Selezioniamo il file da importare facendo click sul pulsante Apri Fattura. Negozio Facile può importare i file in formato XML o in formato P7M

Verrà aperta questa finestra dove possiamo visualizzare i dati della fattura, le righe e le eventuali scadenze.

Importazione Fattura Elettronica Fornitori

In questa finestra possiamo assegnare ad ogni riga della fattura un centro di costo

Il centro di costo può essere assegnato riga per riga

oppure in maniera massiva selezionando il centro di costo, gli articoli a cui assegnare lo stesso e facendo click sul pulsante Applica.

Creare un nuovo Centro di Costo

Per aggiungere un nuovo centro di costo possiamo andare nella scheda Punto Vendita > Contabilità Clienti e Fornitore > Conti di Acquisto oppure, più semplicemente, basta digitare il nome del nuovo centro di costo e premere invio

Se non selezioniamo un centro di costo per tutte le righe ci verrà chiesta conferma prima di importare il documento.

Conferma importazione fattura fornitori

Facendo click sul pulsante Salva Fattura Fornitore verranno importati i dati del fornitore, della fattura e delle scadenze. Inoltre il file XML verrà copiato nella cartella Documenti\eDT Consulting\Negozio Facile\DOCS\FATTURE FORNITORI\[ANNO]

Fattura fornitore salvata

Dopo il salvataggio del documento, se è stata selezionata la voce Elimina file dopo l’importazione nella finestra di Importazione Fattura Fornitori, il file selezionato verrà eliminato. In questo modo, se abbiamo scaricato manualmente le fatture elettroniche ricevute in una stessa cartella, non dobbiamo ricordare se il documento è già stato importato oppure no.

Ricordiamo che se cerchiamo di importare un documento che è già stato importato il pulsante Salva Fattura Fornitore sarà disabilitato e riporterà la scritta Documento già importato

La fattura fornitore è già stata importata

Se abbiamo necessità di apportare modifiche alla fattura dopo l’importazione possiamo mettere la spunta all’opzione Apri Fattura dopo l’importazione.

Esportazione righe fattura elettronica in formato Excel

Dopo aver importato la fattura possiamo procedere all’esportazione delle righe facendo click sul pulsante presente nella colonna Carico Magazzino

Esporta righe fattura fornitori in formato Excel

La finestra che si apre ci permetterà di selezionare le righe della fattura che vogliamo esportare. Possiamo escludere in questo modo le righe contenenti spese ed oneri vari eventualmente presenti in fattura.

Selezioniamo le righe da esportare

Carico di magazzino utilizzando il file Excel generato dalla fattura elettronica

Il file così ottenuto può essere utilizzato per caricare il magazzino utilizzando la procedura di Carico magazzino da file o, meglio, creando un nuovo Documento di Carico e utilizzando il pulsante Importa da File

Documento di Carico: importa da file

Creazione articoli utilizzando il file Excel generato dalla fattura elettronica

Lo stesso file Excel di esportazione della fattura elettronica può essere utilizzato per importare gli articoli nuovi in Negozio Facile. In questo caso però dovremo aggiungere i dati che generalmente non sono presenti nella fattura elettronica dei nostri fornitori e cioè:

  • Prezzo di vendita al pubblico
  • Produttore/Marca
  • Categoria Merceologica

Una volta aggiunti al file questi dati possiamo utilizzare la funzione di importazione dati presente nel menu Tabelle Dati

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